通常需要联系学校学生部教务窗口提交证明书发行申请。如果本人已经回国，可以通过邮寄方式或委托在日友人代办。办理前需确认所需证明书种类及对应的手续费。

留服中心要求提供由学校官方开具的完整成绩单，需包含个人信息、学习周期、所有修读课程名称及学分/评分。日本大学通常出具的“成绩证明书”即符合要求。

留信认证主要针对留学生回国就业入库，对于有真实学习经历但因各种原因未能拿到学位的同学，可以通过专业咨询评估后尝试办理相关人才库入库证明。

根据目前留服中心的最新流程，线上申请一般不再强制要求提供翻译件，系统会自动处理常见语言（如日语、英语）。但为了确保万无一失，备一份专业翻译件是有好处的。

通常需要等到正式获得学位证书后方可进行留服认证。如果急需证明，可以先开具“毕业预定证明书”用于找工作，但正式认证必须等学位证到手。

官方成绩单通常使用特殊防伪纸张，带有校徽水印或压纹，并有校方教务负责人（学长/学部长）的印章。在数字化背景下，部分成绩单还带有可查验的二维码或防伪验证码。